Informativa sul trattamento dei dati personali

1. Titolare del trattamento

Scalaweb S.r.l., P.IVA 02753160064, con sede in Via Circonvallazione 30, 15028 Quattordio (AL). Telefono +39 0131 1978137, email info@scalaweb.it. A questo indirizzo si possono inviare tutte le richieste relative ai dati personali.

2. A chi si rivolge

Il CRM non è un servizio aperto al pubblico: vi accedono solo dipendenti e collaboratori di Scalaweb, con un account personale creato dall'amministratore. L'informativa riguarda:

• gli utenti del CRM (dipendenti e collaboratori);
• i referenti di clienti, potenziali clienti, fornitori e partner le cui informazioni sono registrate nel CRM;
• gli iscritti alle newsletter gestite dal CRM;
• i clienti che usano il link personale per approvare i propri piani editoriali.

3. Quali dati trattiamo

• Aziende e contatti: ragione sociale, partita IVA e codice fiscale, indirizzi, dati di fatturazione (codice SDI, PEC), nome e cognome dei referenti, ruolo, email, telefono.
• Attività commerciale e operativa: opportunità, preventivi, contratti, progetti, appuntamenti, compiti, note e la corrispondenza di lavoro collegata.
• Documenti: contratti e documenti dei clienti, archiviati nello spazio Microsoft SharePoint aziendale.
• Credenziali di servizio: accessi ai servizi digitali dei clienti (siti, hosting, social) che ci vengono affidati per svolgere il lavoro, conservati in forma cifrata e visibili solo a chi ne ha bisogno.
• Newsletter:indirizzo email, nome, stato dell'iscrizione e statistiche di invio (aperture, clic, disiscrizioni).
• Risultati di marketing: dati statistici aggregati delle pagine e delle campagne pubblicitarie dei clienti (ad esempio Facebook e Instagram), usati per i report.
• Utenti del CRM: nome, email aziendale, ruolo e gruppo, calendario e attività assegnate, e il registro tecnico di chi ha modificato o cancellato cosa e quando.

Non trattiamo categorie particolari di dati (salute, opinioni politiche, dati biometrici e simili) né dati giudiziari.

4. Perché li trattiamo e su quale base giuridica

• Preparare offerte, stipulare ed eseguire i contratti con i clienti: esecuzione del contratto o di misure precontrattuali (art. 6.1.b GDPR).
• Adempiere agli obblighi fiscali, contabili e di legge: obbligo legale (art. 6.1.c).
• Organizzare il lavoro del team, gestire i rapporti commerciali con aziende e professionisti, proteggere il sistema e tenere traccia delle modifiche: legittimo interesse del Titolare (art. 6.1.f).
• Inviare newsletter: consenso dell'interessato (art. 6.1.a), revocabile in ogni momento dal link presente in ogni email.

5. Come li proteggiamo

• accesso solo con credenziali personali e connessione cifrata (HTTPS);
• permessi per ruolo e per gruppo: ognuno vede solo le sezioni che gli servono;
• regole di accesso applicate direttamente sul database;
• cifratura delle credenziali di servizio dei clienti;
• registro delle modifiche e delle cancellazioni.

6. A chi possono essere comunicati

I dati non vengono venduti né diffusi. Sono accessibili al personale autorizzato di Scalaweb e ai fornitori tecnici che ci aiutano a far funzionare il CRM, nominati responsabili del trattamento (art. 28 GDPR):

• Supabase: database e autenticazione, su server nell'Unione Europea;
• Vercel: hosting dell'applicazione;
• Microsoft: archiviazione dei documenti su SharePoint / Microsoft 365;
• Brevo: invio delle newsletter;
• Meta Platforms: lettura delle statistiche delle pagine e campagne dei clienti;
• Google: servizi di mappe e servizi Google eventualmente collegati (vedi punto 8).

Possono inoltre essere comunicati a consulenti fiscali e legali e alle autorità, quando la legge lo richiede.

7. Trasferimenti fuori dall'Unione Europea

Alcuni fornitori (Vercel, Microsoft, Meta, Google) possono trattare dati negli Stati Uniti. In questi casi il trasferimento avviene verso società aderenti all'EU-U.S. Data Privacy Framework o sulla base delle Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea.

8. Dati provenienti dagli account Google

Per preparare i report dei risultati, un utente del CRM può collegare in sola letturagli account Google che Scalaweb gestisce per conto dei propri clienti — Google Analytics, Google Search Console, Google Ads e Google Business Profile. Il CRM accede soltanto alle statistiche necessarie ai report, e solo con le autorizzazioni che l'utente approva nella schermata di consenso di Google. Non modifica niente negli account collegati.

• I dati ricevuti dalle API di Google vengono usati solo per comporre e mostrare i report del cliente a cui appartengono.
• Non vengono venduti, non vengono usati per pubblicità e non vengono ceduti a terzi, salvo quanto necessario a far funzionare il servizio o richiesto dalla legge.
• Non vengono usati per sviluppare, migliorare o addestrare modelli di intelligenza artificiale generalisti.
• Li vedono solo il personale di Scalaweb che prepara il report e il cliente a cui il report è destinato; nessun altro, salvo per motivi di sicurezza o quando la legge lo richiede.

L'uso e il trasferimento ad altre applicazioni delle informazioni ricevute dalle API di Google rispettano le Google API Services User Data Policy, compresi i requisiti di uso limitato («Limited Use»). L'utente può revocare l'accesso in ogni momento dalla pagina myaccount.google.com/permissions; i dati già copiati nel CRM vengono cancellati su richiesta.

9. Per quanto tempo li conserviamo

• dati di clienti, contratti e fatturazione: per la durata del rapporto e poi per 10 anni, come previsto dalla legge;
• potenziali clienti che non hanno concluso un contratto: fino a 24 mesi dall'ultimo contatto;
• newsletter: fino alla disiscrizione;
• account degli utenti del CRM: per la durata della collaborazione; il registro delle modifiche resta per il tempo necessario a ricostruire chi ha fatto cosa.

10. Cookie e memoria del browser

Il CRM usa solo cookie tecnici, indispensabili per mantenere la sessione dopo il login, e la memoria locale del browser per lavorare più velocemente. Non usa cookie di profilazione né strumenti di tracciamento pubblicitario.

11. I diritti dell'interessato

In ogni momento si può chiedere l'accesso ai propri dati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento, la portabilità e ci si può opporre al trattamento (articoli 15-22 GDPR). Il consenso alla newsletter si può revocare in qualsiasi momento. Basta scrivere a info@scalaweb.it.

Si ha inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

12. Modifiche a questa informativa

L'informativa può essere aggiornata quando cambiano le funzioni del CRM o la normativa. La versione valida è sempre quella pubblicata a questo indirizzo, con la data di ultimo aggiornamento indicata in alto.